Koszty stałe
Głównym celem prowadzenia firmy jest maksymalizacja zysków. Każdy szef uważnie przygląda się swojemu bilansowi i najbardziej jest zadowolony wtedy, gdy przychód rośnie, a koszty maleją. To oczywiście wcale nie jest takie proste, koszty można obniżać mądrymi decyzjami, natomiast nie w nieskończoność i nie wszystkie. Są przecież koszty stałe, których nie sposób się pozbyć. Każda firma musi gdzieś mieć swoją siedzibę, a co za tym idzie, trzeba uiszczać opłaty za wynajem. Często są też wynajmowane samochody. Pan Karol, prezes niewielkiego przedsiębiorstwa, zajmującego się produkcją siłowników pneumatycznych, każdego miesiąca skrupulatnie przyglądał się swoim wynikom i wciąż mu się wydawało, że jego opłaty są zbyt wysokie. Wynajem hali kosztował go sporo, ale nie byłoby łatwo znaleźć coś tańszego w tej lokalizacji. Zatrudnienie było na optymalnym poziomie, każdy pracownik miał dzień wypełniony pracą, zwolnienie kogoś nie wchodziło w rachubę, bo wiązałoby się ze opóźnieniami w dostawie, a na to pan Karol nie mógł sobie pozwolić ze względu na umowy, które wiązały go z odbiorcami.
Koszty zmienne
Gdy po raz kolejny przyglądał się rachunkowi zysków i strat w swojej firmie i nie dostrzegł w pozycjach kosztów niczego, co mógłby wyrzucić, zdecydował się poradzić swojego przyjaciela, który doradzał w prowadzeniu małych księgowości. Był ciekaw zdania kogoś, kto spojrzy na jego bilans świeżym okiem. Przyjaciel się zgodził i zabrał się do pracy. Po przestudiowaniu dokumentacji, wstawił kilka znaków zapytania przy poszczególnych pozycjach i umówił się z panem Karolem, żeby je przedyskutować. Zapytał między innymi o kwestię „obsługa bhp”, bo wydawało mu się, że na to szef wydaje za dużo pieniędzy. Pan Karol wyjaśnił, że płaci firmie, która profesjonalnie zajmuje się wdrażaniem i monitorowaniem systemu bezpieczeństwa produkcji, że jest to koszt absolutnie niezbędny i nie da się go obniżyć, ponieważ takie są wymogi. Doradca zasugerował, że może warto byłoby zorientować się, jakie ceny oferują firmy konkurencyjne, być może nie trzeba trzymać się kurczowo tych samych szkoleniowców. Panu Karolowi początkowo ten pomysł się nie spodobał, z tamtą firmą współpracował od lat, znali specyfikę jego działalności, poza tym nie sądził, żeby inni oferowali dużo niższe stawki.
Zmiany są potrzebne
Doradca dopytał jeszcze o kilka pozycji kosztowych i w kilku innych miejscach również zasugerował zmiany dostawców lub negocjacje z obecnymi. Pan Karol zaczął się intensywnie zastanawiać, czy może faktycznie niepotrzebnie przywiązał się do tych samych ludzi. Był człowiekiem z natury lojalnym, lubił współpracować ze sprawdzonymi zleceniodawcami i zleceniobiorcami, powtarzalność dawała mu swego rodzaju poczucie bezpieczeństwa. Ale zrozumiał, że ta lojalność może wpływać na jego wysokie koszty i że może nie powinno być na nią miejsca w biznesie. Wpisał w wyszukiwarkę „obsługa bhp poznań” i wynikach wyskoczyło mu kilka obiecujących firm. Wszedł na ich strony internetowe, interesowała go prezentacja, a jeszcze bardziej zakładka „cennik”. Na pierwszy rzut oka to wyglądało obiecująco, chociaż prawie wszędzie była informacja o indywidualnych umowach po konsultacjach. Należało się tylko umówić i ustalić zakres działań. Pan Karol długo się nie zastanawiał, wybrał firmę, która wydawała mu się najbardziej godna zaufania i umówił się na spotkanie. Czuł, że to czas na zmiany, najważniejsze, żeby to były zmiany na lepsze. Na szczęście, był dobrym negocjatorem.